Disain dan Perilaku Organisasi

Universitas Gunadarma

                                                                                                                            

PENGERTIAN ORGANISASI

Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut : Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

·                                                                         Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

·                                                                         Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

·                                                                         Sentralisasi VS Desentralisasi

-                                                               Organisasi yang Disentralisasi

Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah sistem yang wewenangan serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

-                                                               Organisasi yang Didesentralisasi

Organisasi manajemen yang didesentralisasi merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

·                                                                         Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1.                                                            Interaksi kemanusiaan

2.                                                            Kegiatan yang terarah ke tujuan

3.                                                            Struktur

Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.

Departementalisasi

            Pembentukan stuktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?

Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disurvesi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:

1.                                                Jenis pekerjaan

2.                                                Pelatihan karyawan

3.                                                Kemampuan manajer

4.                                                Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi. Pesan-pesan, banyak yang diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi. Pengirim pesan harus yakin bahwa pesan itu ditulis secara jelas serta dapat ditafsirkan secara benar.

·                                                                         Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

                        Dalam suatu organisasi dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan di antara orang-orang tang mnjakankan aktivitasnya tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authory) dan tanggung jawab (responsbility). Untuk lebih jelas lagi, dapatlah dilihat pada masing-masing bentuk struktur organisasi.

Sebenarnya bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line dan staf organization), organisasi gungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.

Ø                                               Organisasi Garis

a.                                    Kebaikan Organisasi Garis

1.                        Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

2.                        Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

3.                        Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

4.                        Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh sorang saja.

b.                                   Keburukan Organisasi Garis

1.                        Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

2.                        Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

3.                        Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

Ø                                              Organisasi Garis dan Staf

a.                                    Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

1.                        Pimpinan dapat lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.

2.                        Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

3.                        Staf dapat mendidik para petugas.

4.                        Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b.                                   Keburukan Organisasi Garis dan Staf

1.                        Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

2.                        Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.

3.                        Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

Ø                                              Organisasi Fungsional

a.                                    Kebaikan Organisasi Fungsional

1.                        Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahliannya.

2.                        Tugas para menajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b.                                   Keburukan Organisasi Fungsional

1.                        Membingunkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

2.                        Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

3.                        Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

4.                        Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.

Ø                                              Organisasi Komite

a.                                    Kebaikan Komite

1.                        Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.

2.                        Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

3.                        Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

4.                        Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b.                                   Keburukan Komite

1.                        Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

2.                        Keharusan untuk berkompromi.

3.                        Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

4.                        Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

Ø                                              Organisasi Matrik

a.                                    Kebaikan Organisasi Matrik

1.                        Luwes.

2.                        Memberikan metode untuk memuaskan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

3.                        Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

b.                                   Keburukan Organisasi Matrik

1.                        Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu.

2.                        Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

3.                        Konlik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

PERILAKU KEORGANISASIAN

·                                                                         Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.

·                                                                         Motivasi

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

1.                                                Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2.                                                Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dam memerlukan pemuasan.

·                                                                         Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Beberapa penelitian, antara lain dikemukakan oleh Max Weber (seorang sosiolog Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “Protestant Ethic and the Spirit of Capitalism,” berkaitan dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.

·                                                                          Kepeminpinan

Manajemen Umum

Universitas Gunadarma

PENGERTIAN MANAJEMEN

·        Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah lmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai 5 fungsi, yaitu :

1.      Perencanaan

2.      Pengoranisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoordinasian

5.      Pengawasan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan tercapai.

            Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah di buat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa dan

d.      Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksana Organisasi) terdiri atas orang-orangyang mempunyai berbagai macma keinginan, kebutuhan serta pola pikir yang berbeda-beda.

·         Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :

1.      Manajemen puncak atau manajemen eksekutif,

2.      Manajemen madya atau manajemen administratif,

3.      Manajemen operasional atau manajemen supervisori.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

·        Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi.

Dalam bukunya, Federick W, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan yang efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :

Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk menangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN

MANAJEMEN

Sebagai akibat dari semakin besarnya minat dalam pendidikan manajemen, sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan. Teori-teori seperti itu pada pokoknya berasal dari para manajer dan pengajar yang menemukan lebih banyak tentang apa yang perlu diajarkan kepada calon-calon manajer. Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen yang muncul, ada lima macam sekolah, yaitu :

·         Sekolah Klasik (Classical School)

·         Sekolah Perilaku (Behavorial School)

·         Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

·         Analisis Sistem

·         Manajemen Hasil

PERENCANAAN

·         Bentuk Perencanaan

Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a.       Tujuan (Objektive)

b.      Kebijakan (Policy)

c.       Strategi

d.      Prosedur

e.       Aturan (Rule)

f.       Program

·         Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari perencanaan adalah :

a.       Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

c.       Memperingan Biaya

d.      Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

·         Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perncanaan adalah :

a.       Menetapkan tujuan

b.      Menyusun Anggapan-anggapan (Premissing)

c.       Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

d.      Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih

e.       Mengambil Keputusan

f.       Menyusun Rencana Pendukung

·         Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

·         Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek.

·         Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya Mencari Anggaran Secara Teliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak-pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan. Sedapat mungkin diusahakan untuk menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan. Namun demikian kesalahan-kesalahan masih mungkin terjadi.

b.      Perubahan yang Sangat Cepat

Perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

c.       Kekakuan Internal

Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari organisasi/perusahaan, dapat berupa :

1.      Kekakuan Psikhologis

2.      Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan

3.      Kekakuan Sumber Daya dan Dana

d.      Kekakuan Eksternal

Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah : sosial-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya. Dengan demikian fakto tersebut sangat membatasi suatu perencanaan.

e.       Waktu dan Biaya

·         Pengambilan Keputusan

a.       Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

Ø  Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

Ø  Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

Ø  Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

Ø  Harus bersikap optimis dam mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.

b.      Alat Pengambil Keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti :

1.      Operating research

2.      Teori probabilitas

3.      Linear progamming

PENGORGANISASIAN

·        Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : Personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yangkesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berrbentuk :

1.      Hubungan Informal

2.      Hubungan Formal

Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :

1.      Tanggung Jawab

2.      Wewenang

3.      Pertanggung-jawaban